Qué es la firma electrónica GSE

Qué es la firma electrónica y para qué se utiliza | GSE Software

8 septiembre 2022 GSE Actualidad

La firma electrónica. Todo lo que necesitas saber.  

En una época donde la inmediatez, la agilidad y la efectividad condicionan el día a día tanto de los particulares como de las empresas, la firma digital es una de las puntas de lanza de la transformación digital. 

No obstante, y como consecuencia del Covid-19, hemos normalizado fenómenos como el trabajo a distancia;  lo que ha impulsado la necesidad de facilitar la firma de documentos con pleno valor legal  sin desplazamientos, evitando así contactos innecesarios.

En este contexto las firmas digitales han pasado de ser una apuesta por la innovación digital a ser una necesidad. A continuación tratamos te explicamos todo lo que necesitas saber sobre firma y sello digital. 

¿Qué es la firma digital o electrónica?  

La firma digital es una tecnología que permite rubricar cualquier documentación de manera telemática, en tiempo real y con validez legal absoluta. Esto se logra gracias al certificado de evidencias jurídicas que genera cada operación.

La firma electrónica es aceptada por la ley como un  contrato vinculante que asegura el  no repudio. Esto significa que un usuario no puede negar haber realizado la transacción; tal y como se garantiza mediante la combinación de  autenticación  e  integridad, las cuales podrán hasta ser consideradas  pruebas judiciales según la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. 

¿Para qué sirve la firma electrónica?  

La firma electrónica  es una alternativa legal a la firma tradicional manuscrita, que aporta comodidad, seguridad y rapidez  al posibilitar la firma de documentación de forma remota y archivar los documentos firmados en formato digital con total validez legal.

Las firmas digitales se basan en certificados digitales, emitidos por autoridades de certificación, lo que les otorga tres grandes atributos: permiten la identificación del firmante, afianza la integridad de los datos y consecuentemente aseguran el no repudio. En definitiva, permite la gestión y firma de documentos, contratos y resoluciones digitalmente y realizar los trámites con las administraciones públicas, como puede ser la Agencia Tributaria.  

¿Cómo funciona la firma electrónica?  

Las firmas digitales se basan en certificados digitales, los cuales son emitidos por autoridades de certificación (CA).

Los certificados se utilizan para vincular identidades digitales a la par de claves generadas por un usuario y contienen datos como su nombre, la fecha en que caduca el certificado, una copia de la clave pública e información que ha emitido dicho certificado. 

Dichas autoridades de certificación verifican la identidad de cada usuario y una vez se ha llevado a cabo, dicho usuario puede emitir un certificado digital y firmar el documento que quiera. A su vez, los certificados digitales están basados en criptografía asimétrica, y como hemos comentado en el punto anterior, cuentan con una clave pública y otra privada. 

 

¿Qué se necesita para firmar electrónicamente?

Actualmente conseguir una firma digital es una tarea sencilla. Para firmar un documento es necesario disponer de un certificado digital o de un DNI electrónico, estos son los que contienen las claves criptográficas necesarias para otorgar los atributos necesarios para identificar y autenticar inequívocamente a las personas firmantes;  y a su vez asegurar la inviolabilidad y el no repudio del contrato en sí.

Cabe destacar que igual que pasa con el DNI, para que un certificado digital sea válido debe ser emitido por un tercero de confianza, siendo el más común el de la Fábrica de moneda y timbre (Fnmt).   El procedimiento de obtención de un certificado digital de persona física se realizará a través de una solicitud online que permita verificar a la persona o en el caso que fuera para un certificado de persona jurídica, la empresa, que dice ser. Cumplido este trámite, ya se puede obtener y utilizar el Certificado Digital. 

Tipos de firmas electrónicas 

No todas las firmas electrónicas son iguales, el Reglamento eIDAS, clasifica 3 tipos de firma electrónica atendiendo al nivel de seguridad con el que cuenta cada una de ellas.

Y aunque las tres tienen ‘carácter legal’ deberemos seleccionar un tipo u otro en función del objeto de la firma del documento o trámite que debemos realizar: 

  • Firma electrónica simple o básica (SES):  

La firma electrónica simple, como su nombre indica, sería la opción con menor seguridad dentro de las comprendidas en el reglamento.  Hace referencia a los datos anexos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el usuario para firmar. Si bien es cierto que produce efectos legales, es posible que deba complementarse con más elementos a modo de prueba legal.  

  • Firma electrónica o digital avanzada (AES):  

A diferencia de la firma electrónica simple, esta sí que está vinculada al firmante de manera única y permite identificarlo. Esta hace referencia a los datos que se pueden utilizar con un alto nivel de confianza y bajo control exclusivo. Permite que cualquier modificación posterior sea detectable. Ofrece unas mayores garantías legales, no solo asegurando la identidad del firmante sino también la integridad de los datos.  

  • Firma digital cualificada (QES):  

Siendo la más segura de las 3 tipos contemplados en el Reglamento EIDAS, la Firma Digital Cualificada, se crea mediante un certificado cualificado, como su nombre indica, teniendo un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita. El hecho de que sea respaldado por un certificado digital cualificado, posibilita que sea una evidencia totalmente válida ante la ley y con el mayor nivel de legitimidad, originalidad e inviolabilidad exigible. 

 

 

Ventajas de la firma electrónica

La digitalización de tu negocio y la adopción de la firma electrónica han cambiado la manera en la que gestionamos determinados procesos y nos relacionamos con las distintas administraciones y demás entes. Además de aportar comodidad, seguridad y rapidez  el uso de una solución de firma digital y por ende, un certificado digital, aportan significativas mejoras a nivel económico, operativo y de sostenibilidad: 

 

  • Mayor productividad y ahorro de costes: La digitalización de la firma posibilita un ahorro directo en los costes, ya que elimina los costes que van asociados a la firma de documentos en papel, como pueden ser los del propio material, los gastos de envío, los desplazamientos, etc. Por otra parte repercute directamente en la productividad de los empleados al reducir sustancialmente el tiempo de los procesos relativos a los trámites administrativos. 

 

  • Aumento de la eficiencia: Si bien agilizan los tiempos y optimizan el uso de los recursos. La firma digital posibilita la realización de trámites de forma remota, evitando desplazamientos y minimizando errores. Además, como se digitalizan los documentos y los procesos, la gestión documental se vuelve sencilla y rápida. 

 

  • Mayor seguridad y protección ante fraudes: Como los documentos firmados electrónicamente no pueden ser alterados ni manipulados, esto supone una protección a la confidencialidad de los distintos agentes implicados, a la vez que identifica al firmante de manera inequívoca y asegura la integridad del documento. Todo ello con el respaldo de la tecnología criptográfica. 

 

  • Hacía el entorno ‘paperless’: Con el uso de la firma digital, el uso del papel pasará a ser cosa del pasado, este hecho no solo se traduce en ahorro directo en materiales de oficina, sino que también agiliza la gestión al tener centralizar la gestión documental de manera digital; y sobre todo posibilita a las empresas minimizar el impacto de su huella en el medioambiente. 

 

¿Cómo se firma un documento con la firma digital? 

Para firmar un documento vía firma digital, existen distintos métodos efectivos totalmente seguros, aunque  en ambos requerirás el soporte de certificado electrónico. Veamos en qué se diferencia en la gestión del propio certificado: 

 

Con el programa Autofirma  

Autofirma es una aplicación desarrollada por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Podemos descargarnos la aplicación en nuestro dispositivo y posibilita  la presentación  telemáticamente documentos firmados electrónicamente con alguno de los certificados digitales con los que cuentes de manera local en tu equipo. 

 

Directamente en Internet

También existe la posibilidad de firmar digitalmente basándonos en un certificado digital que no necesariamente debemos tener descargado a nivel local. Dese Internet podemos firmar documentos a través del mismo navegador, con el apoyo de un certificado digital válido, en el que se a comprueba: la identidad del firmante, la integridad del documento firmado y la validez temporal del certificado utilizado de manera remota.