Partes de una nómina. Su estructura

18 agosto 2022 Laboral

Las nóminas son un documento básico en cualquier negocio que cuente con trabajadores contratados por cuenta ajena; aun así no son fáciles de interpretar. Por eso consideramos que te puede interesar conocer las partes de una nómina explicadas de una manera sencilla para que cualquier profesional, aunque no se dedique a los Recursos Humanos, pueda entender una nómina y también cómo hacer nóminas de cara a cumplir con todos los requisitos para que una nómina tenga plena validez legal ante la Administración.  

Por cierto que la palaba nómina, proviene del latín “nomen” que significa nombre y, originariamente, era una lista donde aparecían las personas que tenían derecho a recibir una retribución económica. 

¿Qué es la nómina del trabajador? 

Una nómina es el documento que suma las distintas retribuciones que recibe un empleado y también las bonificaciones y deducciones. La nómina refleja el ingreso fundamental que recibe el trabajador por cuenta ajena por su trabajo. La nómina cuenta con validez legal y refleja la cantidad de dinero que el empleado recibe a cambio de su trabajo, o sea su salario.  

A dicha cantidad se llega teniendo en cuenta varios conceptos: el primero son las ganancias, también llamada devengos (salario base y complementos), y el segundo son las deducciones (como el IRPF, las contingencias comunes o el desempleo). 

Partes y estructura de una nómina 

Las nóminas deben estar estructuradas de una manera determinada. La estructura de la nómina consta de datos identificativos de la empresa, datos del trabajador, periodo de liquidación, percepciones, deducciones, bases de cotización, líquido a percibir y lugar de emisión, firma y sello de la empresa y el trabajador. 

El encabezado 

La parte superior de la nómina, conocida como encabezado, es donde aparece la información relativa a tanto la empresa pagadora de la propia nómina, como la información relativa al trabajador que la percibe. Además del periodo en se produce la liquidación. Veamos más en detalle las partes del encabezado de la nómina. 

Datos de la empresa 

La identificación de los datos fiscales de la empresa debe aparecer en el encabezado de la nómina. Estos reflejarán los datos básicos de la empresa que paga la nómina, tales como  

  • Nombre la empresa  
  • CIF  
  • Domicilio social 
  • Código de cuenta de cotización de la Seguridad 
  • Etc. 

Datos del trabajador   

De igual forma que sucede con los datos relativos a la empresa, también aparece la identificación de datos del trabajador. Estos constarán del:  

  • Nombre completo del trabajador,  
  • Documento Nacional de Identidad (DNI) o en su defecto NIE 
  • Dirección postal 
  • Número de la Seguridad Social. 
  • Etc. 

Periodo de Liquidación 

Cuando hablados de periodo de liquidación, hacemos referencia a ese lapso de tiempo en el que se enmarca la nómina, como periodo de retribución en función de los días trabajados por el empleado.  Generalmente, suele ser un periodo de un mes (por ejemplo del 1 al 31 de julio de 2022), aunque también están permitidas otras frecuencias. 

Percepciones o devengos 

Las percepciones o devengos engloban los ingresos brutos relativos a la nómina y están formados por percepciones salariales y percepciones no salariales. El resultado del sumatorio de estos conceptos es lo que conocemos como salario bruto del empleado.  

Pongamos el foco en los diferentes tipos de devengos, que se diferencian en dos partidas: percepciones salariales y no salariales. Las percepciones salariales son conceptos económicos que recibe un trabajador, ya sean dinero, especies, o  pluses que le correspondan en su periodo de liquidación y que cotizan en la seguridad social. Nos referimos a:  

  • Salario base: Corresponde al pago mensual mínimo que recibe un trabajador de acuerdo con su categoría.  
  • Complementos salariales: Son conceptos que se añaden al salario base por una causa específica y determinada derivada de la prestación del trabajo. 
  • Horas extraordinarias: Son las cantidades de tiempo adicionales que un trabajador realiza además de su jornada de trabajo. 
  • Pagas extra: En función de lo establecido en cada convenio o contrato establecido entre empleado y empresa, puede ser la percepción de un salario adicional.  
  • Mejoras voluntarias: El sueldo que se percibe como sueldo en especie o retribución flexible debe aparecer en la nómina y no puede superar el 20 % del salario bruto 

En cambio las percepciones no salariales se consideran conceptos que no forman estrictamente parte del salario. No cotizan a la Seguridad Social y suelen tener una naturaleza compensatoria a los gastos ocasionados en el desarrollo de la actividad del trabajador tales como: 

  • Dietas de viaje. 
  • Plus de distancia. 
  • Plus de transporte. 
  • Gastos de herramientas de trabajo. 
  • Prendas de trabajo. 
  • Indemnizaciones por traslado. 
  • Indemnizaciones por fallecimiento. 
  • Indemnizaciones por despido. 
  • Percepciones por incapacidad temporal. 
  • Etc. 

Deducciones 

Entendemos deducciones como las retenciones que se realizan al trabajador. Son la parte que resta a los devengos salariales. Incluye los pagos a la Seguridad Social, tales como:  

  • Contingencias comunes, prestaciones sociales orientadas a cubrir los gastos por enfermedad o accidente laboral.  
  • Desempleo, esta aportación es para que puedas cobrar el paro si te quedas sin trabajo.  
  • Formación, se financian los programas públicos de educación para el trabajo. 
  • Horas extraordinarias, ya sean o no por fuerza mayor. 

Además debe incluirse la deducción relativa al Impuesto Sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF). 

Líquido a percibir 

El último apartado de la nómina refleja la cantidad que el trabajador percibirá como salario y es conocida como líquido a percibir. Esta cuantía será el resultado del sumatorio de devengos, restándole el total de deducciones, para obtener así el salario neto.  

Cabe destacar que en el apartado final de la nómina debe constar el lugar de emisión, la el sello y firma de la empresa y del trabajador en el caso de que el pago del salario no se realizará a través de un ingreso bancario. 

Cuáles son las partes mínimas de una nómina 

En conclusión, la nómina que una empresa entrega a un trabajador por los servicios prestados durante un periodo de tiempo, para que tenga validez legal, debe contar con todos conceptos analizados anteriormente ordenados en función de la estructura de una nómina: 

  • El encabezado con tus datos personales y los de la empresa. 
  • Los devengos salariales, que son las cantidades que la compañía te abona por tu trabajo. 
  • Las deducciones de la nómina, que te explicaremos más adelante. 
  • El líquido a percibir, que es la cantidad que recibes en tu cuenta bancaria como concepto de nómina.