Experto: registro horario

El experto responde: José María Barrero, abogado laboralista.

3 junio 2019 Laboral Noticias

Desde el 12 de mayo, con la entrada en vigor del Real Decreto Ley 8/2019 de 8 de marzo, todas las empresas tienen la obligación de controlar el registro horario de todos sus trabajadores. Una nueva medida que ha generado muchas dudas acerca de su implantación y de posibles sanciones para las empresas. En GSE, queremos hacer que el cambio sea más fácil y hemos hablado con José María Barrero, abogado con más de 25 años de experiencia y Socio Director de su propio despacho, especializado en Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social.

  • “La obligación de registrar la jornada es para las empresas, que tienen que registrar el horario de entrada y salida de sus empleados”.
  • “El incumplimiento se considera infracción grave, por lo que puede conllevar una sanción de entre 626 y 6.250 euros para la empresa”.
  • “Se pueden prohibir las horas extras y de hecho se están prohibiendo en muchas empresas”.

¿Quién tiene obligación de registrar la jornada?

La obligación es para las empresas, que tienen que registrar el horario de entrada y salida de sus empleados. Así que de entrada la obligación es suya, sin embargo, también lo acaba siendo para todos los trabajadores de esas empresas, en la medida y en la forma en que se implante ese registro en cada empresa, con la excepción de los que tengan una relación laboral especial (que tienen su propia regulación específica al margen del Estatuto de los Trabajadores).

Si hay jornadas flexibles, ¿cómo se deben gestionar dichas jornadas para garantizar el registro horario?

La obligación es la misma: registrar el horario de entrada y salida de sus empleados. Si hay jornadas flexibles es más complicado ese registro, y conviene ayudarse de aplicaciones o métodos que lo faciliten, pero la obligación es la misma, aunque se tenga jornada flexible, se viaje de continuo, se teletrabaje o se trabaje con un mix de todas estas posibilidades. La jornada flexible lo puede seguir siendo exactamente igual, lo que cambia es que hay que registrar, como mínimo, el comienzo y el final de la misma.

¿Qué información debe guardar el empresario a disposición de los representantes legales, trabajadores e inspección? ¿Durante cuánto tiempo?

La empresa deberá conservar estos registros de jornada (como mínimo los comienzos y finales de cada jornada) durante cuatro años al menos, permaneciendo a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y de la ITSS. No obstante, nuestro consejo es que se guarde todo el tiempo posible.

¿Si a un trabajador se le ofrecen todos los medios para registrar la jornada y este no realiza el registro? ¿De quién es la responsabilidad?

Frente a una Inspección de Trabajo, la empresa es la responsable si no se registra correctamente la jornada, y podrá ser sancionada por ello. Frente a la empresa, el trabajador será el responsable y podrá ser sancionado por ello.

¿Quién decide el sistema a utilizar en la empresa?

Si ya existe un sistema en la empresa, no hay que decidir nada nuevo.

Si hay que establecer un nuevo sistema, la dirección de la empresa tendrá que acordarlo con la representación legal de los trabajadores o al menos formularles una propuesta. En caso de falta de acuerdo, los representantes legales tendrán la posibilidad de ser informados y consultados por la dirección de la empresa sobre el sistema a implantar y emitir un informe, que no es vinculante para la dirección. Finalmente, la dirección podrá implantar el sistema propuesto.

¿Qué sanciones se pueden imponer si no se cumple con el registro horario?

El Real Decreto modifica la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) y considera el incumplimiento como infracción grave, por lo que puede conllevar una sanción de entre 626 y 6.250 euros para la empresa. Las sanciones al trabajador que no cumpla con el registro dependerán del régimen disciplinario de cada convenio colectivo de aplicación.

¿Cómo puedo computar la salida a tomar café de un trabajador?

Una cosa es el deber de registrar la jornada (eso es algo nuevo) y otra cosa es cómo se computen los viajes, los tiempos para café, bocadillo, descansos, comidas, etc. (eso no ha cambiado y dependerá de cómo se venga haciendo en cada empresa, siempre que se respete la legalidad). Lo que sí ocurre es que, si se obliga a la empresa a computar la entrada y la salida, se ve obligada de alguna manera a registrar, regular y computar los descansos, ya que de lo contrario puede parecer que todo lo que hay entre la entrada y la salida es tiempo de trabajo, tanto ante una inspección de trabajo, como ante una posible reclamación por un trabajador.

¿Qué medio es el más recomendado para realizar el registro horario?

El registro puede realizarse por el método o métodos que determine la dirección de la empresa o se acuerde con la representación legal de los trabajadores, habiendo plena libertad con tal de que se cumpla la obligación establecida. No obstante, se recomienda que se realice por medios electrónicos o aplicaciones que faciliten dicho registro y control.

¿Qué va a solicitar el Inspector cuando se persone en la empresa? ¿Qué documentos se deben tener preparados?

Hay que tener disponibles o poder obtener del sistema (en caso de tenerlo informatizado) los horarios de entrada y salida de los trabajadores, para poder facilitarle los de los trabajadores que pida y del periodo que requiera.

¿Se pueden prohibir las horas extras a los trabajadores de una empresa?

Se pueden prohibir y de hecho se están prohibiendo en muchas empresas, y más ahora tras esta nueva obligación de registro horario de la jornada.